Để giảm nguy cơ tuyển nhân sự sai người, một trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp là nâng cao chất lượng phỏng vấn. Sau đây là cách giúp thay đổi kỹ năng phỏng vấn ứng viên của nhà phỏng vấn.
Một kế hoạch tuyển dụng tồi luôn khiến công ty chịu rất nhiều tổn thất, từ ngân sách đắt đỏ cho lương của nhân viên, đến thời gian đào tạo, ngân sách giải quyết các tổn thất mà nhân sự đó gây ra,… Để bớt đi rủi ro của việc tuyển nhân sự sai người, một trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp là xây dựng chương trình phỏng vấn phù hợp và chuẩn xác cho mỗi vị trí. Sau đây xin giới thiệu một số lưu ý quan trọng trong kỹ năng đặt câu hỏi phỏng vấn và quy trình phỏng vấn nhằm thu thập được nhiều thông tin nhất có thể từ ứng viên.
Table of Contents
Hiểu thật rõ vị trí bạn đang tuyển dụng
Trước khi đăng thông báo tuyển nhân sự, hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng vị trí đó. Hãy nghĩ về những người từng làm việc ở vị trí này, nghiên cứu nhìn thấy những kỹ năng, kiến thức, và phẩm chất một mình nào đang giúp họ thành đạt (hoặc gặp thất bại). Liệt kê một danh sách các nguyên nhân, phẩm chất quan trọng với yêu cầu công việc. Nắm được các nghĩa vụ hàng ngày, mục tiêu của vị trí phải đạt được.
Quan trọng hơn, hãy chuyển danh mục đó tới tất cả những người có liên quan đến quá trình phỏng vấn. Bạn không thể tìm thấy một ứng viên tốt nếu tất cả group tuyển nhân sự không thể thống nhất về hình mẫu lý tưởng mà các bạn muốn tìm. Khi đặt câu hỏi, sự hòa hợp ăn ý giữa những người đồng phỏng vấn cũng vô cùng quan trọng.
Nhà tuyển dụng nên hỏi gì khi phỏng vấn?
- Các câu hỏi chung:
Các câu hỏi chung thường được sử dụng để sử dụng rõ một số thông tin trên resume/CV của ứng viên. bên cạnh đó bạn cũng có thể đặt câu hỏi để nghiên cứu tại sao vì sao ứng viên muốn theo đuổi lĩnh vực ngành nghiệp, hoặc vị trí này ở công ty bạn.
Ví dụ:
- Bạn đang sử dụng việc ở doanh nghiệp X trong bao lâu?
- Vai trò của bạn ở vị trí này là gì?
- Vì sao bạn mong muốn trở thành…?
- Vì sao bạn muốn sử dụng việc cho chúng tôi?
- Hãy kể những điều bạn biết về doanh nghiệp chúng tôi.
- Hãy kể cho chúng tôi về một số sở thích của bạn.
Bạn nên tránh đặt các câu hỏi về chiều cao, cân nặng, tôn giáo, vùng miền, giới tính, tôn giáo, khuyết tật,… Những câu hỏi này có thể xâm phạm vào đời tư cá nhân của nhân viên và khiến họ khó xử.
- Câu hỏi hành vi:
Các câu hỏi hành vi luôn là phần ưa thích của nhà tuyển dụng, bởi họ tin rằng những gì ứng viên thể hiện trong quá khứ chính là lời tiên đoán chuẩn xác nhất cho những gì họ sẽ giúp trong tương lai. Ví dụ:
- Hãy kể lại một tình huống bạn dùng sự sáng tạo để giải quyết công việc. (Thay vì đặt câu hỏi chung: Bạn có phải là người sáng tạo không?)
- Kể về một khủng hoảng vừa mới từng xảy ra trong công việc của bạn và phương pháp mà bạn xử lý chúng. .
- Kể về dự án lớn nhất mà bạn từng thực hiện?
Các câu hỏi hành vi không chỉ hỏi về những gì ứng viên từng hoàn thiện, mà còn khai thác được vì sao họ làm điều đó, và sử dụng điều đó như thế nào. do đó các câu trả lời thường đáng tin và trung thực hơn. ngoài ra, vì dựa trên sự kiện thực tiễn, bạn có thể đơn giản kiểm tra và xác thực thông tin.
Không những thế câu hỏi hành vi cũng là dạng câu hỏi khó với những người không thực sự hiểu rõ về chính mình mình, cho dù trên thực tế, ứng viên đó đang có đủ các kỹ năng, phẩm chất giống như yêu cầu.
Một số nhà tuyển dụng còn yêu thích các câu hỏi giả định
(hay còn gọi là câu hỏi tình huống). Thay vì hỏi về một sự kiện từng xảy ra, chúng mang ra một tình huống trong tương lai để xem xét hành vi của ứng viên. Ví dụ:
- Bạn sẽ khiến gì nếu phát hiện đồng nghiệp của mình đánh cắp tiền từ công ty?
- Bạn và đồng nghiệp X vốn có mâu thuẫn cá nhân nhưng lại phải cùng làm chung một dự án. Bạn sẽ giúp gì trong tình huống đó?
- Câu hỏi gây áp lực
Mục đích của các câu hỏi này là dồn ứng viên vào tình trạng kịch tính và thu thập bức xúc của họ trong những tình huống đó. Chúng có thể hỏi về các vấn đề nhạy cảm như: “Bạn không có trải nghiệm trong lĩnh vực này. tại sao chúng tôi nên lựa chọn bạn?”, hay “Lý do gì khiến bạn bị đuổi việc ở doanh nghiệp cũ?”…
Người phỏng vấn cũng đủ nội lực đặt các câu hỏi mẹo giống như “Có bao nhiêu con chuột ở Hà Nội?”, “Làm thế nào để thả quả trứng xuống sàn bê tông mà không làm vỡ nó?… Các câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng phân tích được tính mẹo, sự sáng tạo và khả năng khắc phục tình huống của ứng viên. Đôi khi chúng tạo nên sự vui nhộn và làm ứng viên cảm thấy thoải mái hơn. tuy nhiên không nên lạm dụng loại câu hỏi này, vì chúng không khai thác trực tiếp kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên.
Cấu trúc của một buổi phỏng vấn
Theo các chuyên gia nhân sự, việc có nhiều hơn 1 người phỏng vấn sẽ làm đánh giá trở nên khách quan hơn. Chúng giảm đi nguy cơ ứng viên được lựa chọn dựa trên cảm tính của một cá nhân. hơn nữa, nếu nhiều người cùng hỏi về một kỹ năng, ta có thể không khó khăn so sánh các câu trả lời nhận được để có cái nhìn chân thực nhất về ứng viên.
Quy trình phỏng vấn nên được thực hiện như sau:
- Phần 1: Giới thiệu
Dành gia một vài phút trò truyện để giúp ứng viên cảm thấy thoải mái hơn. Bạn có thể về hỏi thời tiết, giao thông, một số thông tin một mình, và mô tả qua về quy trình phỏng vấn.
- Phần 2: Đặt câu hỏi phỏng vấn
Bạn nên khởi đầu với các câu hỏi chung để khai thác thông tin, sau đó đi tới các câu hỏi hành vi và sau cùng là câu hỏi gây áp lực. Không những thế trình tự này có thể được cải thiện tùy vào vị trí mà bạn đã tuyển nhân sự.
- Phần 3: tổng kết
Tạo cơ hội để ứng viên đặt câu hỏi. giới thiệu bước tiếp theo của tiến trình tuyển nhân viên và đưa ra một mốc thời gian để thông báo hiệu quả. Bạn nên gửi lời cám ơn tới ứng viên vì đã tới tham gia phỏng vấn, và kéo họ ra khỏi văn phòng để thể hiện sự lịch sự.
- Phần 4: Bổ sung một bài check nhỏ nếu cần
Việc tích hợp kiểm tra vào ngày phỏng vấn cũng là một việc làm khá thường gặp, do chúng giúp tiết kiệm thời gian và ngân sách cho cả ứng viên lẫn doanh nghiệp. Tùy vào yêu cầu công việc, bạn có thể bổ sung bài kiểm tra tính phương pháp, bài kiểm tra thái độ, kiếm tra viết, hoặc yêu cầu ứng viên thực hiện một bài thuyết trình.
Xây dựng hệ thống đánh giá
Thực tế, tiến trình phỏng vấn có rất nhiều rủi ro khiến hiệu quả trở nên thiếu chính xác. Do cảm tình cá nhân của người phỏng vấn, hoặc do mẫu phỏng vấn không lớn, khiến người mà bạn tìm được chỉ là người đứng trên đỉnh trong số những người phỏng vấn, chứ chưa phải người thực sự giải quyết được yêu cầu công việc. Việc có một nền tảng đánh giá không chỉ giúp kết quả trở nên khách hơn hơn, mà còn duy trì được tính thống nhất và đẩy nhanh tiến độ công việc, nhất là khi số lượng phỏng vấn quá lớn.
Hệ thống đánh giá nên được lượng hóa. Dùng bảng nghiên cứu theo khung năng lực là một cách sử dụng kết quả và phổ biến nhất hiện nay, đảm bảo tính quy hợp lý và bám sát nhất vào yêu cầu vị trí.
Cần giới hạn so sánh ứng viên với nhau trước khi so sánh với bảng tiêu chí chung. Việc so sánh giữa các ứng viên chỉ nên được thực hiện ở bước cuối cùng khi bạn bắt đầu chốt số lượng tuyển dụng.
Một số tip nhỏ dành cho bạn
- Nghiên cứu CV của ứng viên trước khi phỏng vấn: Đây là việc bạn bắt buộc phải làm. Không những thế trong thời đại số, bạn nên cân nhắc nghiên cứu các profile của ứng viên trên các mxh như Facebook, LinkedIn. Điều này đủ nội lực sẽ bật mí khá nhiều về con người thật của ứng viên.
- Hãy thân thiện với ứng viên: Bạn đủ nội lực dùng một số ngôn ngữ cơ thể để ứng viên cảm thấy thoải mái và thiện cảm hơn với quá trình phỏng vấn, giống như mỉm cười, hướng người ra phía trước, gật đầu,… Nhiều người nói rằng thông tin là một thứ cần thảo luận. Nghĩa là bạn tạo ra càng nhiều sự thoải mái, thì ứng viên càng đơn giản chia sẻ nhiều thông tin, và điều này sẽ có lợi lớn đến việc ra quyết định của bạn.
- Ghi chú trong khi phỏng vấn: Hãy sắp xếp ghi chú một phương pháp cẩn thận. Bạn có thể ghi nhớ thông tin của một hay hai ứng viên. Nhưng khi con số ứng viên là 5 hay 10 và nhiều hơn, bạn sẽ thấy mình lệ thuộc rất lớn vào các ghi chú trước đó đó.
- Hãy lắng nghe nhiều hơn nói: Bạn đang đi phỏng vấn và nghĩa vụ của bạn là khai thác thông tin thay vì kết bạn và tham dự vào câu chuyện. Bạn có thể hướng dẫn và ví dụ cho ứng viên về những thông tin mà bạn mong muốn biết, nhưng hãy luôn để ứng viên là nhân vật chính của buổi phỏng vấn.
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là thứ chỉ có thể tốt lên nhờ kinh nghiệm và sự tập luyện qua thời gian. Điều này đúng với cả ứng viên lẫn người phỏng vấn. Chỉ có kinh nghiệm mới giúp bạn có một nền móng câu hỏi tốt hơn, một nghiên cứu sắc sảo và khách quan hơn. Điều cần thiết nhất trong hành trang nhân sự này thực chất là sự tự rút kinh nghiệm, nghiên cứu và tự hoàn thiện chính mình.
Phỏng vấn là một bước không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng và là một nguyên nhân quan trọng trong chiến lược tuyển dụng chung. thiết lập một quy trình phỏng vấn bài bản, khách quan, chính xác là giúp liên kết nhu cầu giữa nhà tuyển dụng và ứng viên; đảm bảo tìm ra một mình phù hợp nhất.
Theo congviec.com.vn
Discussion about this post