Hướng Dẫn Tạo Mẫu Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp

Nếu bạn còn vừa mới lo lắng không biết lập plan tổ chức event giống như nào thì đủ sức đọc qua post mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất dưới đây.

tổ chức event đang trở thành một ngành không thể thiếu trong cuộc sống cho đến nay, có rất nhiều loại ảnh event chúng ta bắt gặp thường ngày như: tổ chức đám cưới, tổ chức sự kiện lễ ra mắt hàng hóa mới, đơn vị lễ khai trương, đơn vị hội nghị tri ân KH,…

Mỗi một sự kiện được tổ chức với quy mô và cách thức không giống nhau nhưng sự kiện nào cũng cần thiết theo mẹo riêng của nó. Vậy nên trước khi sự kiện được diễn ra, bạn cần lên một plan đơn vị sự kiện chuyên nghiệp nhất.

Xác định Loại ảnh đơn vị sự kiện

Trước khi bắt tay vào lên mẫu plan chi tiết tổ chức sự kiện, bạn cần nắm rõ event mình sắp đơn vị là gì? Đó là đơn vị tiệc cuối năm, lễ khai trương, lễ kỉ niệm thành lập doanh nghiệp,… Việc định hình loại ảnh tổ chức sự kiện rất quan trọng, nó giúp bạn hiểu những bước kế tiếp mình cần thực hiện trong khâu lên kế hoạch.

Xác định mục tiêu Và kết quả Đạt Được

xác định mục tiêu hàng hóa là bước khá cần thiết trong đơn vị event. Một event được diễn ra cần phải xác định rõ mục tiêu hướng tới là gì và đạt được sự phát triển gì sau khi chấm dứt. Từ việc định hình mục tiêu tổ chức event, bạn mới có thể lên kế hoạch cụ thể, thiết lập ý tưởng tổ chức sự kiện mới mẻ cho chương trình.

Định hình Thời Gian đơn vị sự kiện

Bước kế tiếp trong việc lên kế hoạch là chọn thời gian đơn vị sự kiện. thành đạt của sự kiện liên quan rất nhiều đến thời gian đơn vị. Bạn nên lựa chọn khoảng thời gian tổ chức sự kiện mà khách mời tham dự sự kiện được đông nhất. Cuối tuần và buổi tối được nhìn thấy là thời điểm lý tưởng nhất để đơn vị sự kiện, vì khi đó khách mời có nhiều thời gian nán lại dự sự kiện từ đầu tới cuối.

Riêng so với các event quan trọng giống như lễ khai trương, lễ động thổ,… thì việc lựa chọn ngày tốt là rất quan trọng. Ngày đẹp, tốt thường được lựa chọn theo lịch âm vào những ngày chẵn mang ý nghĩa tròn đầy, sung túc. so với những event cần thiết, bạn nên tránh tổ chức vào những ngày “tam nương” giống như ngày 3, 5, 7.

Lên danh mục Khách Mời

Trong các sự kiện, khách mời là thị trường chính tạo nên không khí cho event. Bạn cần lên mục lục khách mời dựa trên mục đích của sự kiện bạn đơn vị là gì. mục lục khách mời nên có được phân loại cụ thể và chi tiết như: các thị trường khách mời thuộc độ tuổi, trình độ, tầng lớp xã hội… nào?.

thiết lập một bản mục lục khách mời chi tiết sẽ khiến bạn bớt đi vấn đề mời thiếu khách hoặc tỉ lệ khách tham gia vượt quá đối với dự kiến. hơn nữa, từ đây với tỉ lệ khách mời bạn cũng đủ nội lực chuẩn bị chu đáo các khâu kế tiếp giống như chuẩn bị quà tặng khách mời, lên menu tiệc,…

Định hình Địa Điểm đơn vị sự kiện

Địa điểm tổ chức event rất phong phú. Tùy theo loại hình event bạn sẽ lựa chọn được địa điểm tổ chức event. Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức event chuyên nghiệp, bạn nên xác định được tỉ lệ khách mời tham gia và quy mô của sự kiện. Từ đó, bạn sẽ có được bản danh mục đo đạt địa điểm đơn vị sự kiện xinh, lý tưởng phù hơp với sự kiện của bạn.

Bạn nên gọi trước cho địa điểm đơn vị sự kiện để công nhận đủ sức đơn vị sự kiện vào thời gian mong muốn. Sau đó bạn nên đến trực tiếp địa điểm đơn vị sự kiện để xác nhận xem địa điểm đó có diện tích giống như nào, bên trong được trang bị những thiết bị ra sao, phía cho thuê địa điểm đơn vị sự kiện có thể chuẩn bị cho bạn những vật dụng gì. Từ việc dựng lại địa điểm đơn vị bạn sẽ có plan trang trí không gian đơn vị event cho thêm vào.

Dự Trù Kinh Phí Cho Buổi sự kiện

Trong bản kế hoạch đơn vị chương trình sự kiện, bạn cần lên danh sách công việc cần mua sắm để đủ nội lực dự trù kinh phí chính xác nhất cho buổi event. Bạn nên xây dựng bản plan đơn vị event khai trương chi tiết, cụ thể để tránh trạng thái kinh phí bị đội lên nhiều trong tiến trình sẵn sàng. Nếu bạn được giao cho một khoản kinh phí cố định để sẵn sàng sự kiện thì bạn nên dự trù kinh phí từng khoản để phù hợp với khoản tiền mình có.

Thiết lập plan truyền thông

plan mạng cho một sự kiện cần được thực hiện ngay từ trước khi khởi đầu sự kiện, trong khi đơn vị và cả khi chấm dứt event. truyền thông cho sự kiện sẽ giúp bạn lôi kéo được KH mục đích để ý tới sự kiện đó. Nếu bạn tổ chức event lễ khai trương hoặc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới…, các hoạt động công ty đủ nội lực sử dụng sau khi kết thúc sự kiện đó là đơn vị các hoạt động xúc tiến, truyền bá, đem lại hiệu quả cho hoạt động thương mại, mua bán của doanh nghiệp.

Xây dựng Kịch Bản Chương Trình

Sau khi vừa mới có kế hoạch tổ chức event sơ bộ, bạn cần xây dựng một kịch bản chương trình đơn vị chi tiết. Kịch bản đơn vị events sẽ có nội dung chương trình, lời MC dẫn chương trình, thứ tự đơn vị các hoạt động diễn ra trong event.

Xác định Tiến Độ Thực Hiện

Trước khi bắt tay vào sẵn sàng sự kiện, bạn cần định hình thời gian hoàn thành công việc cụ thể. Việc định hình thời gian chuẩn bị cho từng mục công việc giúp bạn dễ test và kiểm soát rủi ro hơn. Nếu trong tiến trình thi công, tổ chức chương trình có chủ đề phát sinh bạn cũng đủ sức lên kế hoạch kịp thời khắc phục và mang ra phương án thay thế.

Đo Lường, nghiên cứu kết quả Của sự kiện

sự kiện kết thúc không phải là công việc của bạn vừa mới hoàn toàn kết thúc. hiệu quả sự kiện sẽ được nghiên cứu dựa trên mục tiêu ban đầu event đặt ra. Từ đó bạn đủ sức dựng lại event của mình đơn vị có thực sự sự phát triển hay không?

thành công của sự kiện chính là cách để khẳng định tên tuổi, là bộ mặt tổ chức của công ty đơn vị sự kiện đó. do vậy all chúng ta đều mong muốn khi bắt tay vào đơn vị một sự kiện nó sẽ mang lại kết quả cao. Viet Vision team Building tự hào có thể cung cấp cho bạn một sự kiện thành đạt, ấn tượng dành cho bạn và đảm bảo sự thành đạt của event đúng giống như những gì bạn muốn.

Nguồn: teambuilding