Những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại mà ai cũng nên trang bị

Những kỹ năng luôn là công cụ giúp bạn vượt qua mọi khó khăn. Bạn có thể dễ dàng đương đầu với nó miễn là trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết. Nhưng liệu đạt được các kỹ năng đó có thật sự dễ dàng. Vì vậy để giúp bạn trau dồi được các kỹ năng đó thì hôm nay topviec sẽ tổng hợp những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại nhé.

Những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi mà bạn là người gọi

Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi

Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng việc trước tiên bạn chào họ và xưng danh tính rõ ràng (Tên, địa vị hoặc tên công ty đại diện) để người nghe nắm được nội dung của bạn. Tiếp đó hãy nhắc lại thông tin cá nhân của họ để chắc rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ. Nó là việc bạn cần phải làm trước khi bắt đầu cho cuộc trò chuyện được trôi chảy.

Cân nhắc thời điểm gọi

Lựa chọn thời điểm cũng như thời lượng gọi điện là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đầu tiên mà bạn cân nhắc tới. Bởi người nghe có bắt máy không, cuộc gọi có mang lại đạt kết quả tốt như mong muốn hay không phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố này.

Về nỗi lo thời điểm, ngoài những cuộc gọi khẩn cấp thì bạn nên tránh gọi cho đối phương vào những khung giờ nhạy cảm như đêm khuya hay giờ dùng bữa để tránh liên quan đến giờ giấc sinh hoạt và tạo sự khóa chịu cho người cầm máy. Ngoài những điều ấy ra, nếu thông tin bạn cần diễn đạt không thể một lời nói hết thì bạn nên tham khảo trước ý kiến của chàng xem họ có đang thật sự sẵn sàng nghe máy hay không.

Xem thêm: Bí quyết làm nên thành công trong giáo dục con của người Do Thái

Hãy mở đầu bằng lời chào hỏi

Dù nỗi lo của bạn là gì thì lời chào hỏi cũng là tiêu chí thiết yếu cho mọi cuộc hội thoại. Tùy thuộc theo đối tượng mục tiêu mà Bạn có thể mở đầu bằng những thông tin khác nhau. Nếu đối phương là người mua hàng, ngoài lời chào thì bạn cũng nên giới thiệu tên tuổi và mục tiêu cuộc gọi nữa nhé. Lời chào hỏi không những giúp cho bạn thể hiện thái độ tôn trọng, lịch sự với người cầm máy mà còn giúp cuộc hội thoại có một khởi đầu suôn sẻ và dễ chịu nhất. Chào hỏi là kỹ năng ăn nói qua điện thoại dễ dàng nhất mà chúng ta không được bỏ qua.

Giọng nói cần từ tốn, rõ ràng với cao độ vừa phải

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại vốn không thể rõ ràng bằng giao tiếp trực tiếp nên trong quá trình trao đổi bạn phải cần trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bằng giọng điệu từ tốn, rõ ràng, với tông giọng vừa phải và tốc độ nói không quá chậm cũng không quá nhanh. Khi nói cần chăm chú vào câu chuyện, không nên vừa nói vừa làm việc riêng. Ngoài ra nếu như cẩn thận hơn chúng ta có thể hỏi xem chàng có đang nghe rõ hay không để đúng lúc Điều chỉnh.

Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi

Một câu chúc tốt lành, một lời tạm biệt thân tình hay một lời cám ơn với đối phương đều là những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại giúp bạn ghi điểm trong mắt người cầm máy. Ngoài ra, đây cũng là tín hiệu thiết yếu giúp cả hai bên nắm chắc được rằng cuộc trò chuyện đã kết thúc. Nếu như thông tin vừa trao đổi quá dài thì trước khi kết thúc cuộc gọi chúng ta cũng cần tổng kết bằng một số điểm nhấn trọng điểm nhất để giúp người nghe tổng hợp nhanh lại những điều cần nhớ.

Chuẩn bị trước nội dung trao đổi

Bạn không thể gọi điện đến cho khách hàng xong ậm ờ không hề biết nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy nghĩ câu hỏi, như vậy vừa làm mất thời gian của chúng ta vừa khiến cho người nhận điện thoại cảm thấy không thoải mái, nếu gặp người khó tính có thể họ sẽ từ chối cuộc gọi của chúng ta. Vì điều đó, hãy viết trước toàn bộ những gì bạn mong muốn nói ra giấy để cuộc ăn nói được suôn sẻ bạn nhé.

Không dùng thuật ngữ chuyên môn

Khi gọi điện để tư vấn, thương thảo với đối tác, người mua hàng bạn nên áp dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh sử dụng các từ ngữ chuyên môn, vì như vậy người mua hàng của chúng ta sẽ không hiểu bạn mong muốn nói gì hoặc cho rằng bạn là người thích thể hiện, tuy nhiên lại thể hiện không đúng chỗ.

Những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nghe

Đừng để chàng độc thoại

Chủ động trao đổi qua lại là một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại nhấn mạnh mà phần đông người hay quên mất. Thực tế, khi người gọi đã cất công để chuẩn bị nội dung sẻ chia với bạn thì bạn chúng ta cũng cần đáp lại bằng cách lắng nghe, giải đáp hay sẻ chia những cảm nhận của riêng mình. Những câu đáp lại ngắn gọn như “vâng,” “bạn cứ tiếp tục đi”, “tôi hiểu rồi”,… dù ngắn gọn nhưng đều là những tín hiệu thể hiện cho chàng thấy bạn đang tích cực lắng nghe họ nói.

Chuẩn bị sẵn giấy bút để dùng khi cần

Với những cuộc gọi nhấn mạnh như để thương thảo công việc, thảo luận ý kiến hay nhằm mục tiêu cung cấp cho bạn một số nội dung cần thiết nào đó thì kỹ năng giao tiếp qua điện thoại chuẩn bị và sẵn sàng giấy bút trước khi nghe cũng là một lời khuyên hữu ích. Nó sẽ hỗ trợ bạn note nhanh những con số hay dữ liệu nhấn mạnh trong cuộc trao đổi, phòng tránh hoàn cảnh bỏ sót thông tin. Ngoài ra kỹ năng giao tiếp qua điện thoại này còn giúp cho bạn chủ động hơn khi giải đáp những câu hỏi, thắc mắc từ phía người gọi.

Thể hiện thái độ tích cực

Dù không thể hiện một cách chính xác như trong đối thoại trực tiếp tuy nhiên người nghe vẫn có thể cảm nhận một phần thái độ của chúng ta trong cuộc tương tác nói chuyện. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại tiếp nhận, cởi mở và thoải mái đón nhận hội thoại không chỉ khiến gọi cảm nhận thấy được tôn trọng và đơn giản chia sẻ hơn.

Ngay cả khi người gọi là những đối tượng mục tiêu xa lạ, những người chào hàng mà bạn không có nhu cầu thì bạn cũng không được bực tức và cáu giận vô cớ. Hãy từ chối và tạm biệt họ một cách lịch sự. Khi nói chuyện, hãy dành sự quan tâm và tập trung lắng nghe người nói. Sẽ thật khiếm nhã khi mà bạn vừa nghe thoại vừa ăn uống hay làm việc riêng. Đừng để người nghe cảm thấy rằng mình không được tôn trọng dù hành động của bạn có là vô ý hay cố ý.

Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại

Khi nói chuyện điện thoại bạn không được ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đó Có thể sẽ khiến cho giọng nói của chúng ta bị thay đổi hoặc tệ hơn Có thể sẽ khiến cho cuộc trò chuyện bị gián đoạn, một điều chắc chắn rằng bên kia đầu máy sẽ dễ dàng phát hiện ra việc bạn đang ăn uống khi trò chuyện với họ. Điều đấy không chỉ khiến đối phương có độc đáo xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không coi trọng cuộc trò chuyện đấy.

Không bất ngờ gác máy

Nếu như bạn không mong muốn tiếp tục cuộc tương tác nói chuyện hãy tìm cách từ chối khéo léo, không được đột ngột gác máy. Hành động này sẽ khiến cho đối phương cảm nhận thấy khó chịu và nếu như bạn làm việ cho công ty, tổ chức nào đấy có thể sẽ bị họ phản ánh lên cấp trên của bạn bởi thái độ không lịch sự, không tôn trọng người khác của bạn.

Thuật lại nội dung cuộc trò chuyện

Là người nghe nên bạn cần nhắc lại nội dung cuộc tương tác nói chuyện để chắc rằng bạn đã nắm được nội dung của cuộc trò chuyện đó, đó cũng là cách bạn lấy được lòng tin của người gọi đến bởi việc khêu gợi lại nội dung cuộc tương tác nói chuyện thể hiện bạn rất để ý tới nỗi lo của họ, điều đó khiến cho khách hàng cảm thấy mình được tôn trọng nhiều hơn.

Xem thêm: Gợi ý 4 phần mềm cắt ghép video từ cơ bản đến nâng cao

Lời kết

Cảm ơn bạn đã xem qua bài viết về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại ở trên đây. Với những thông tin mình chia sẻ thì hy vọng phần nào sẽ giúp đỡ cho bạn vượt qua những khó khăn và thắc mắc của bản thân nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong cuộc sống.

Lộc Nguyên – Tổng hợp & chỉnh sửa

(Tham khảo: mindalife.vn, careerlink.vn, …)