Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết, có thể nói là sống còn trong trong quản trị. Cùng tìm hiểu quản lý hàng tồn kho qua bài viết dưới nhé.
Table of Contents
Quản lý hàng tồn kho mã hóa vật tư/ hàng hóa
Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp, bất kỳ ngành nghề nào, sản xuất hay thương mại thì việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là cực kỳ quan trọng. Đây là chìa khóa để quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Hiệu quả của việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể đọc, hiểu và nhận diện chính xác mã từng vật tư/ hàng hóa. Nhưng quan trọng hơn hết là doanh nghiệp có thể kiểm soát tồn kho hiệu quả và và chính xác hơn vì thực tế, với một vật tư có nhiều tên gọi, khi chuẩn hóa bộ mã thì sẽ tránh được việc trùng lặp, sai xót.
>>>Xem thêm: Vai trò của ngoại ngữ trong công việc bạn nên biết.
Quản lý hàng tồn kho nguyên tắc cơ bản sau:
Quản lý hàng tồn kho mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thông tin:
Yêu cầu quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tên gọi cũng như nhóm vật tư. Ví dụ: cùng là nhóm đối tượng dây điện nhưng chúng có thể được phân loại chi tiết và có nhiều tiêu chí phân loại hay không: có thể phân loại theo công suất, kích thước hay chất liệu…
Việc phân loại này lại có thể được bỏ qua nếu như yêu cầu quản lý chỉ cần biết số lượng của tất cả các loại dây điện. Bắt buộc mô tả đặc tính sản phẩm và thống nhất cách đặt tên sản phẩm là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc sử dụng bộ mã.
Thói quen của người sử dụng
Quản lý hàng tồn kho thói quen hầu như quyết định các công việc hàng ngày và việc thay đổi thói quen thường phải trải qua một quá trình dài. Với bộ mã hiện có, những người đang hàng ngày làm việc và thao tác đã có thói quen với bộ mã sẽ không muốn có những thay đổi gì và thường thì họ không nhận ra được những bất hợp lý trong bộ mã mà họ đang sử dụng. Trong khi với một quy mô lớn, việc thay đổi thói quen của số đông người sử dụng không phải là dễ thực hiện.
Quy tắc mã hoá là để đảm bảo:
- Bộ mã thống nhất
- Bộ mã có thể được mở rộng tới bất kỳ, không phụ thuộc có bao nhiêu chủng loại
- Phổ biến cho các đối tượng sử dụng để thuận tiện trong việc áp dụng các mã mới hoặc cho người mới sử dụng.
Cuối cùng, không thể có bộ mã khoa học cho tất cả các doanh nghiệp. Cách mã hoá của doanh nghiệp này có thể không phù hợp với doanh nghiệp khác. Cho nên nắm chắc yêu cầu quản lý và đặc tính sản phẩm vẫn là yếu tố quyết định tính khoa học của bộ mã.
>>>Xem thêm: Hướng dẫn cách làm việc tập trung hiệu quả nhất cho bạn
Xác định mức tồn kho tối đa
Đây là công việc vô cùng quan trọng để có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt vật tư/ hàng hóa dẫn đến giảm doanh thu (đối với doanh nghiệp thương mại), việc sản xuất bị trì trệ (đối với doanh nghiệp sản xuất), đồng thời giảm thiểu và hạn chế tối đa các chi phí tồn kho của doanh nghiệp.
Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định nào đó, đặc biệt những mặt hàng sản xuất và kinh doanh có thời vụ.
Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý
Nếu chúng ta làm tốt 2 điều trên mà không biết cách sắp xếp hàng hóa ở trong kho thì mọi nỗ lực để quản lý hàng tồn kho hiệu quả để trở nên vô nghĩa. Ngày nay, các Doanh nghiệp thường sắp xếp vật tư/ hàng hóa theo vị trí, đây là cách khoa học, thuận tiện và hợp lý nhất. Mỗi loại vật tư/ hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho, cách này cũng sẽ giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt về vị trí hàng trong kho khi cần xuất kho hay kiểm kho. Quản lý theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa.
Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:
- Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
- Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho tồn tại trong các công ty sản xuất có thể được phân ra thành ba loại:
- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
- Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.
Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến công ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp.
Bài viết trên đã cho các bạn biết về Quản lý hàng tồn kho. Cảm ơn các bạn đã xem qua bài viết của mình nhé.
>>Xem thêm :Hướng dẫn cách chia trang trong excel 2007 mới nhất 2020
Lộc Đạt-tổng hợp
Tham khảo ( bravo, logistics4vn, … )
