Nhân viên hành chính văn phòng là một trong những từ khóa được search nhiều nhất trên google và được các bạn quan tâm rất nhiều về chủ đề nhân viên hành chính văn phòng. Trong bài viết này, topviec.vn sẽ Tổng hợp các công việc của nhân viên hành chính văn phòng
Tổng hợp các công việc của nhân viên hành chính văn phòng
Có người cho rằng, công việc của nhân viên hành chính văn phòng đơn giản là ngồi bàn giấy với hồ sơ, sắp xếp và ghi chép. Trong tiềm thức của nhiều người, đây có lẽ là một nghề nhàn hạ với những thao tác đơn giản. Nhưng trên thực tế, ngày nay, công việc của nhân viên văn phòng lại không đơn giản như cách chúng ta vẫn nghĩ. Có nhiều yêu cầu công việc cần phải thực hiện đối với một nhân viên văn phòng.
1. Theo dõi, test nhân sự vệ sinh thực hiện công việc, tình ảnh công tác vệ sinh một tuần test 3 lần theo mẫu của Phòng HCNS (2/4/6 buổi sáng).
2. Lập danh mục dụng cụ, giấy sinh hàng tháng. dựng lại định mức của các công cụ vệ sinh của từng bộ phận, đơn vị mua, cấp phát và theo dõi việc sử dụng.
3. thống trị việc thu gom rác, hợp đồng rác. Lập sơ đồ các thùng rác cho các văn phòng, công thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác. Hàng tuần lập biên bản kiểm tra việc thu gom tác của công ty, báo cáo thành phố HCNS.
4. Sử dụng thủ tục tải báo và liên hệ với các cơ quan nhà nước để thực hiện hoạt động hành chánh văn phòng.
5. thống trị thực hiện hợp đồng giữ xe. Theo dõi tỉ lệ xe trung bình gởi hàng tháng, theo dõi thời hạn hợp đồng, cách thức giữ xe, tư vấn áp dụng các biện pháp giữ xe an toàn cho CNV công ty. Hàng tháng lập biên bản tra cứu việc giữ xe của công ty.
6. thống trị mối liên kết với các cơ quan chính quyền địa phương, các đơn vị thế giới nghề nghiệp. Lập danh sách các cơ quan chính quyền đia phương theo biểu mẫu mục lục nhà cung ứng. Ghi chú các thời gian phải thiết lập mối gắn kết.
7. thống trị hoạt động của đồng hồ treo tường. Lập sơ đồ các loại đồng hồ treo tường, thời hạn phải thay pin, định kỳ theo thời hạn của pin để thay thế pin theo yêu cầu.
8. quản lý hệ thống nước uống. Lập sơ đồ các bộ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, định mức dùng 2 tuần, xác định số lần bên nhà cung ứng chuyển nước, lập báo cáo nước hàng tháng.
9. Lập biểu đồ lượng điện sử dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho tp công thức giảm tiền điện. thống trị hợp đồng thuê điện tại các văn phòng. Hàng ngày đọc báo để nắm thông tin cắt điện tại các văn phòng. Khi có thông tin cắt điện, lập thông báo trình Tp kỳ và chuyển cho bộ phận liên quan trước ngày điện bị cắt để các bộ phận chuẩn bị công việc. Dán các chỉ dẫn dùng cho các công tắc tại các công tắc điện (ép keo trong).
10. Lập biên bản tra cứu các toà nhà văn phòng theo biểu mẫu 02 tuần/lần, trình thành phố phương án sửa chữa, thay thế.
11. quản lý nền tảng nước sinh hoạt (bơm nước 1 lần/ngày, lúc 11 giờ). quản lý hợp đồng thuê nước sinh hoạt, xử lý sự cố nước, báo cáo số lượng nước dùng tại các văn phòng, lập biểu đồ lượng nước dùng hàng tháng và báo cáo đề nghị cho Tp mẹo giảm tiền nước.
12. cai quản sách thư viện. Lập danh sách các loại sách trong thư việc doanh nghiệp, lập mã số các loại sách, lập sổ cho mượn sách.
13. thống trị các loại hợp đồng của Phòng HCNS. Lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục. danh mục hợp đồng gồm các loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên partners, mã hợp đồng đọc qua.
14. quản lý bản photo đăng ký kinh doanh có công chứng, hàng tháng rà soát số bản đăng ký kinh doanh còn, để lập kế hoạch công chứng tiếp. Số bản công chứng tồn là 20.
15. sẵn sàng các cuộc họp theo lịch họp của tiếp tân, sẵn sàng gồm nước, ly, viết bảng, ghẻ lau bảng, lau bàn –ghế trước khi cuộc họp diển ra 30 phút. Thư ký HC thông báo lịch họp ngay sau khi nhận được thông tin, lập thư mời họp (nếu được yêu cầu) và chuyển thư mời họp, sẵn sàng ebook nếu được phân công. Trước khi cuộc họp diển ra thư ký HC có trách nhiệm nhắc lại các thành viên tham dự cuộc họp. Trường hợp các cuộc họp thường kỳ của BGĐ thì thư ký hỏi người chủ trì về thời gian họp và thông báo lại cho các member không giống được biết.
16. sử dụng thủ tục mua all các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm phòng HCNS trừ VPP do tiếp tân sử dụng thủ tục mua.
17. Photo giấy tờ theo yêu cầu BGĐ, thành phố HCNS.
18. Chủ động support tiếp tân trong việc giải quyết (nhận, trả lời, lưu chuyển) ĐT, thư tín, fax.
19. Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc đơn vị lể tân, tiếp đón khách hàng.
20. hỗ trợ tiếp tân chuyển công văn, ebook cho các bộ phận liên quan.
21. Thực hiện các công tác hành chánh do thành phố.
22. Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển tp duyệt vào thứ bảy hàng tuần.
23. Thực hiện các công việc khác do BGĐ, Trưởng phòng phân công.
IV/ Tiêu chuẩn:
1. Trình độ học vấn/chuyên môn:
– Có bằng Trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn phòng, Khoa học không gian nhân văn., sư phạm, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng.
– Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên.
– Tiếng Anh trình độ A trở lên.
– Có kiến thức về công tác hành chánh.
2. Kỹ năng:
– Chữ vạch xinh rõ ràng.
– kỹ năng giao tiếp tốt.
– skill biên soạn thảo công văn, thông báo tốt.
– dùng thành thục Word, Excel.
3. Kinh nghiệm:
– Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý hành chánh, thư ký, tiếp tân.
4. Phẩm chất cá nhân:
– Phẩm chất đạo đức: trung thực, mau nhẹn.
– Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp.
Nguồn: quantrinhansu
