Quản lý thu chi bằng Excel là một chủ đề được nhiều người tìm kiếm. Để có một phương pháp quản lý thu chi hợp lý giúp tiết kiệm hơn thì phương pháp quản lý thu chi bằng Excel là phương pháp tối ưu. Trong bài viết này, Topviec.vn sẽ tổng hợp mẫu các quản lý thu chi bằng Excel cho cá nhân hoặc cho công ty.
Tổng hợp mẫu file quản lý thu chi bằng Excel dùng cho cá nhân hoặc công ty
Excel là một phần mềm được khá nhiều kế toán sử dụng trong công việc cai quản hàng hóa hay thu chi. Chính do vậy những mẫu file Excel quản lý thu chi cũng dần trở nên thân thuộc hơn với các công ty, doanh nghiệp. Hãy cùng nghiên cứu rõ hơn về bí quyết cai quản chi thu bằng Excel dưới đây để theo dõi và kiểm soát thu chi chuẩn nhất nhé.
1. Ưu nhược điểm và những nội dung có trong file thống trị thu chi bằng Excel
1.1. Yếu điểm khi dùng Excel quản lý thu chi
Quản lý chi thu tiền mặt bằng Excel không chỉ đủ khả năng theo dõi thu chi của các doanh nghiệp mà còn thích hợp cho các cá nhân khi kiểm soát chi tiêu của bản thân. bí quyết này khá được ưa chuộng bởi những ích lợi thiết thực đưa đến khi quản lý thu chi:
- Tổng hợp thu chi chi tiết theo từng hạng mục qua từng ngày, từng tuần. Từng tháng giúp không khó khăn hơn trong việc quản lý, nghiên cứu tình hình chi thu.
- Số liệu chính xác, rõ ràng giúp lên kế hoạch thu chi khoa học và kết quả hơn.
- Tạo báo cáo đo đạc tình hình chi tiêu hàng tháng cũng như báo cáo so sánh chi tiêu thực tiễn đối với kế hoạch giúp cân đối thu chi chuẩn nhất.
- Có thể chủ động trong việc cải tiến số liệu khẩn trương và thêm bớt danh mục.
- Ngân sách đầu tư và sử dụng thấp.
…
Không những thế bên cạnh đó quản lý chi thu bằng Excel vẫn còn tồn tại một vài giới hạn giống như sau:
- Để quản lý thu chi bằng Excel, người dùng phải am hiểu và thành thạo sử dụng Excel bởi các hàm và mẹo của nó sẽ khá khó khăn.
- Khi phải quản lý quá nhiều thông tin, phần mềm sẽ gặp hiện trạng chậm và thiếu linh hoạt trong việc thống kê, theo dõi.
- Khó nghiên cứu thống kê mang tính quản trị trên Excel cho nên nó chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ.
- Tính bảo mật không cao, không khó khăn xảy ra hiện tượng thất lạc file.
1.2. Những nội dung có trong file quản lý thu chi bằng Excel
Để thiết lập một mẫu file Excel cai quản chi thu công ty hay một mình hiệu quả, người dùng nên có những content sau trong file:
- Thông tin về chứng từ: Số thứ tự, ngày tháng (đối với thu chi công ty)
- Thông tin về giao dịch: Họ và tên người thực hiện, content giao dịch (đối với chi thu công ty)
- Thông tin về account phát sinh: Thu/chi, nội dung, số tài nguyên, ghi chú (nếu có)
2. Một số mẫu quản lý thu chi bằng Excel phổ biến
2.1. Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty
Quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel sẽ khó khăn hơn đối với quản lý chi thu một mình bởi nó liên quan đến nhiều giao dịch phát sinh của công ty. Ngoài ra thu chi công ty cũng cần được thống kê rõ để tạo điều kiện cho việc lên kế hoạch thu chi cũng giống như đánh giá doanh số của công ty. Các chủ cửa hàng có quy mô nhỏ và vừa cũng đủ sức tham khảo mẫu file sau để áp dụng cho việc cai quản thu chi shop.
2.2. Mẫu file Excel quản lý thu chi cá nhân
Khi quản lý thu chi một mình bằng Excel, người dùng sẽ dễ dàng biết được tình ảnh chi tiêu của bản thân và đủ nội lực cân đối thu chi chuẩn hơn. Mẫu file quản lý thu chi cá nhân cũng đơn giản hơn nhằm thích hợp với cuộc đời hàng ngày.
3. Quản lý thu chi đơn giản bằng phần mềm bán hàng
Với công nghệ phát triển cho đến nay, các phần mềm hiện đại ra đời mang đến rất nhiều hỗ trợ cho người dùng. Trong đó các phần mềm bán hàng có chức năng cai quản chi thu được nhiều người ưa chuộng. đặc biệt là các chủ shop bởi sự dễ dàng thuận tiện khi sử dụng của chúng.
3.1. Các tính năng quản lý thu chi bằng phần mềm
- Lập phiếu thu chi gấp rút: Khi có các khoản chi thu phát sinh, người dùng đủ nội lực lập phiếu chi thu một cách nhanh chóng. Giao diện thân thiện của các phần mềm sẽ làm bạn lập phiếu mà không gặp quá nhiều khó khăn.
- Tự động cập nhật khoản thu chi: Với mỗi giao dịch phát sinh: nhập/xuất hàng, nền tảng tự động cập nhật khoản chi thu tương ứng. Nhờ đó chủ shop có thể đơn giản kiếm tìm, theo dõi và kiểm soát mà không cần nhập liệu thủ công giống như trước đây.
- Thống trị gốc chi thu tiền mặt/ngân hàng: phần mềm sẽ làm chủ shop dễ dàng và chủ động hơn trong việc làm chủ loại tiền. Từ đó sẽ giới hạn được tình trạng vượt mức chi thu.
- Báo cáo trực quan: phần mềm bán hàng hỗ trợ người dùng tối đa trong việc tạo các báo cáo thu chi. nền tảng đủ sức thể hiện báo cáo ở nhiều dạng với đa số thông tin giúp chủ cửa hàng có cái Quan sát bao quát nhất về tình ảnh tài chính của shop.
3.2. Những tính năng khác
Bên cạnh cai quản thu chi, phần mềm bán hàng còn mang đến nhiều tính năng tiện lợi hỗ trợ tối đa cho công việc mua bán và thống trị.
- Quản lý sản phẩm: Với các phần mềm bán hàng, chủ cửa hàng đủ khả năng và không khó khăn cập nhật thông tin hàng hóa mọi lúc mọi ngành cũng như điều chỉnh mức giá thành cho các mặt hàng. hơn nữa, phần mềm còn giúp theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho, giảm thiểu phần trăm thất thoát cho shop.
- Quản lý thông tin khách hàng/nhà phân phối: chức năng này của phần mềm bán hàng sẽ làm theo dõi được khách hàng. nhà cung cấp theo các thông tin chi tiết như thời gian mua hàng, số lần mua hàng, công nợ hiện giờ, loại khách hay khu vực. Nhờ đó chủ shop sẽ có thể nắm rõ được tình ảnh của khách hàng/nhà cung cấp và có được những chương trình discount thêm vào với từng nhóm.
…
- quản lý giao dịch: Các giao dịch giống như đặt mua, bán hàng, trả hàng,….sẽ được ghi lại một hướng dẫn chi tiết trên nền tảng của phần mềm. Những thông tin này sẽ làm chủ cửa hàng cai quản giao dịch sát sao và chính xác hơn, hạn chế hiện trạng sai sót trong hoạt động mua bán cửa hàng.
- Hỗ trợ bán hàng gấp rút: Nhờ có các phần mềm bán hàng, nhân sự sẽ dễ dàng hơn trong các nghiệp vụ như tạo hóa đơn, đặt mua, trả hàng,…Điều này giúp việc sale được thực hiện một cách kết quả và năng suất hơn, giúp mang lại doanh thu cao hơn cho cửa hàng.
Quản lý chi thu là một trong những nguyên nhân quan trọng trong công việc kinh doanh cũng như trong đời sống hàng ngày. Việc dùng mẫu file Excel cai quản chi thu sẽ giúp người dùng theo dõi chi tiết và có được cái Quan sát tổng quát về tình hình thu chi. Hy vọng những share trên sẽ khiến bạn cai quản thu chi hiệu quả và đơn giản hơn.
File quản lý thu chi công trình xây dựng
I. Khai báo và cập nhật danh mục
Quản lý theo từng năm, tương ứng với đấy là mỗi năm dùng 1 tệp riêng
Nhập các danh mục: Đặt mã, tên và nhập các trường nội dung khác trong từng danh mục
Vào tồn kho đầu kỳ và lũy kế công trình: Danh mục vật tư và danh mục công trình được lookup tự động sang bảng nhập liệu Tồn đầu kỳ và nhập lũy kế công trình, người dùng chỉ nhập số liệu dư đầu
II. Nhập liệu phát sinh (bảng nhập chứng từ phát sinh)
Ngày chứng từ: Được thiết lập theo định dạng dd/mm/yyyy
Nghiệp vụ: sử dụng nút combo box để chọn: Phieu_nhap, Phieu_xuat, Nhap_mua_xuat_thang, Phieu_chi, Hach_toan_khac
-Phiếu nhập (phiếu nhập kho): Để nhập liệu vật tư mua về nhập vào kho. Do đây là chứng từ nhập kho, không phải chứng từ chi phí nên không điền mã chi phí, mã công trình
-Phiếu xuất (phiếu xuất kho): Để nhập liệu vật tư xuất từ kho cho công trình. Phải điền mã Công trình, mã chi phí. người dùng phải tính giá vốn để nhập vào
…
-Nhap_mua_xuat_thang (nhập mua xuất thẳng: Để nhập liệu phiếu nhập mua xuất thẳng cho công trình mà không qua kho, giá nhập chính là giá xuất
-Phieu_chi (phiếu chi, ủy nhiệm chi): Để nhập liệu các chứng từ hạch toán không theo dõi kho, chi thẳng bằng tiền với định khoản: Nợ TK chi phí, Có 111, 112. Phiếu này không cần điền mã vật tư, số lượng, giá mà điền luôn thành tiền
-Hach_toan_khac (phiếu kế toán): Để nhập liệu các chứng từ khoản chi khác cho công trình như phân bổ tiền lương, khấu hao….Phiếu này không cần điền mã vật tư, số lượng, giá mà điền luôn thành tiền
III. Coi báo cáo
Bảng kê chứng từ: Khi chọn mã đối tượng trong combox (màu vàng) mà bảng kê không chạy thì vào chức năng: Data–> Reapply trên thanh công cụ của excel
Báo cáo giá thành và báo cáo tổng hợp chi phí: Trường hợp không hiện đủ mã công trình, mã chi phí thì chạy chức năng: Data–> Reapply trên thanh công cụ của excel
Chú ý
- Đối với phiếu nhập mua xuất thẳng thì gia xuất = giá nhập, tức lấy theo giá đích danh
- Đối với phiếu xuất kho, tệp excel này không tự động tính giá vốn (giá xuất), người sử dụng phải tự tính giá vốn để nhập giá vào
- Các báo cáo được link công thức tự động
>> Xem thêm:Hướng dẫn cách lập kế hoạch sản xuất bằng excel mới nhất 2020
Nguồn: Tổng hợp
