Mức thu nhập cùng những chế độ ưu đãi cao khiến trợ lý kinh doanh hiện đang là một trong những nghề hot nhất trên thị trường. Vậy trợ lý kinh doanh là gì và công việc có tương lai như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu cụ thể qua bài viết dưới đây.
Trợ lý kinh doanh là gì?
Trợ lý kinh doanh hay còn gọi là Sale Admin, Sales Assistant. Đây là vị trí công việc hỗ trợ các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Sale Admin sẽ phối hợp với các bộ phận khác để hỗ trợ hoạt động bán hàng, nâng cao doanh số trong bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp.
Tồn tại và phát triển phụ thuộc vào bộ phận trợ lý kinh doanh.
Và trợ lý chính là người đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đầy doanh thu. Họ sẽ thảo luận, làm việc và báo cáo những vấn đề liên quan đến tình hình kinh doanh. Đồng thời trợ lý sẽ làm việc và nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ trưởng bộ phận hoặc giám đốc kinh doanh.
>>>Xem thêm: Doanh nghiệp nhà nước thành lập và những điều bạn cần biết
Trợ lý kinh doanh là làm gì?
Mỗi doanh nghiệp, công ty sẽ có quy mô, mục đích kinh doanh và những sản phẩm riêng. Trong đó, trợ lý kinh doanh sẽ có những quyền hạn và trách nhiệm riêng tùy vào mỗi cơ quan doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả công việc trợ lý kinh doanh cụ thể:
Trợ lý kinh doanh làm gì
- Theo dõi, xây dựng và thườn xuyên đôn thúc nhắc nhở bộ phận kinh doanh thực hiện đúng với kế hoạch, chiến lược đã được phê duyệt.
- Giải quyết các đơn hàng, quản lý hồ sơ khách hàng và nhập đơn hàng.
- Quản lý, soạn thảo các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh như hợp đồng, báo giá, thư chào hàng,…
- Tổng hợp và xử lý những phản hồi của khách hàng trên mạng xã hội, website, diễn đàn,…Nếu như vượt quá khả năng thì báo cáo lên bộ phận cấp cao để được hỗ trợ giải quyết kịp thời.
- Thiết lập các cuộc hẹn giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng tiềm năng.
- Hỗ trợ bộ phận bán hàng thực hiện các công việc như giới thiệu tư vấn và thuyết phục khách mua sản phẩm, dịch vụ từ việc ký kết hợp đồng đến việc hoàn thành hồ sơ và thanh toán.
Kỹ năng cốt lõi cần có trong công việc của trợ lý kinh doanh
1/ Khả năng ứng biến và thích nghi với tình huống (Adaptability)
Đừng bao giờ nghĩ rằng trợ lý kinh doanh sẽ có công việc nhẹ nhàng hơn trưởng phòng kinh doanh. Ngược lại, đôi khi công việc mà họ đảm nhận còn nhiều hơn cả trưởng phòng.
Trợ lý kinh doanh bởi ngoài việc giải quyết những vấn đề mà trưởng phòng đưa ra, đôi khi công việc của họ còn bao gồm cả: thay trưởng phòng đi gặp khách hàng, xử lý những tình huống phát sinh ngoài kế hoạch, tham giao vào những cuộc họp quan trọng,…
Do vậy, để trở thành một trợ lý kinh doanh giỏi, bạn cần trau dồi thêm nhiều kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ để có thể thích ứng với mọi tình huống.
Giống như Charles Darwin
Trợ lý kinh doanh nhà nghiên cứu nổi tiếng người Anh đã nói “Trong lịch sử lâu dài của loài người, những ai học được cách cộng tác và ứng biến tài tình nhất sẽ sinh tồn”. Học thuyết này đúng trong mọi lĩnh vực đời sống, đặc biệt là đối với vị trí trợ lý kinh doanh. Bạn sẽ sinh tồn và có cơ hội phát triển trong doanh nghiệp nếu biết cách cộng tác với mọi người và ứng biến khôn khéo với mọi tình huống xảy ra.
>>>Xem thêm: Tổng hợp các chiến lược phát triển sản phẩm hiệu quả nhất
2/ Khả năng tổ chức (Organization)
Hãy trở thành một trợ lý giỏi có đầu óc tổ chức tốt và luôn giải quyết mọi chi tiết nhỏ thành thạo. Bạn có thể thể hiện khả năng này của mình thông qua việc bày trí và sắp xếp phòng làm việc. Hãy sắp xếp hồ sơ thật logic, khi trưởng phòng cần thì sẽ có ngay mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm.
Ngoài ra, công việc của trợ lý kinh doanh còn là tổ chức các kế hoạch công việc cho sếp thật chu đáo và thích hợp. Bạn phải ưu tiên việc cần làm trước và tổ chức nó theo một quỹ thời gian nhất định. Đồng thời, bạn cũng phải luôn đặt ra phương pháp giải quyết những tình huống bất ngờ.có thể xảy ra, làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
3/ Kỹ năng chủ động dự đoán nhu cầu ( Anticipation of needs)
Hãy trở thành một trợ lý tinh tế có thể dự đoán trước mọi tình huống và đưa ra cách giải quyết kịp thời. Khi bạn có thể đáp ứng một cách nhanh chóng những nhu cầu của trưởng phòng ngay cả khi họ chưa nói ra, tin chắc rằng họ không chỉ ngạc nhiên mà còn đánh giá cao năng lực phản xạ của bạn.
Chẳng hạn như, sếp bảo chiều nay có cuộc họp với đối tác quan trọng thì ngoài việc chuẩn bị hồ sơ chu đáo, bạn cũng nên xem xét qua những tuyến đường giao thông trọng điểm và hạn chế việc kẹt xe ảnh hưởng đến cuộc hẹn.
Bài viết trên đã cho các bạn biết về Trợ lý kinh doanh. Cảm ơn các bạn đã xem qua bài viết của mình nhé.
>>Xem thêm: Nhân viên tín dụng cá nhân và những điều bạn cần biết
Lộc Đạt-tổng hợp
Tham khảo ( news.timviec, hrinsider.vietnamworks, … )
